Chega de Enrolar (Parte 9) - Passos 13, 14, 15 e 16

Já vimos 12 passos dos 20 para “se vencer a inércia, realizar mais e ser mais feliz”.

Vamos conhecer mais alguns!


Passos 13: “Resista às redes sociais”

O mesmo problema do passo 12. Ficar on line direto é prejudicial à sua agenda!
Se programe para ver na hora do almoço ou em momentos que você tenha certeza que não vai te prejudicar.
Obs – a revista menciona que existem sites que atualizam várias redes de uma so vez, como o tweetdeck.com – confesso que não conheço, mas se é uma dica da revista, deve ser legal conhecer!

Passos 14: “Bloqueie a internet”

Se você não conseguir se controlar, então em um primeiro momento que tal bloquear a internet? Segundo a revista, existem aplicativos que servem para bloquear a internet por algum tempo, evitando que você se entregue à tentação de navegar a esmo. Aplicativos como o macfreedom.com (que bloqueia a internet por até 8 horas) e o Selfcontrol que barra apenas sites que você escolher (visitsteve.com/made/selfcontrol/)
Obs – também não os conheço, mas se são dicas da revista, devem funcionar.

Passos 15 : “Conte o tempo”

Amanhã, quando for fazer alguma tarefa ou qualquer outra coisa até as que estão fora de sua lista diária, conte o tempo!
Isto mesmo, você perceberá que gastamos mais minutos do que pensamos com distrações e que cumprir tarefas simples é mais rápido do que imaginávamos.
Tendo este conhecimento, poderá melhorar a sua lista diária e sua percepção de tempo para conclusão de seus projetos e suas etapas.
Não se apavore! Parece complicado, mas não é e o resultado fará muito bem para sua vida profissional e de tabel, para a pessoal.


Passos 16: “Mantenha a ordem”

Mantenha seus compromissos em ordem e também sua mesa, documentação, agenda de telefone, etc.
Saiba que uma pessoa pode perder até 40 minutos diários apenas procurando materiais ou informações.


Por hoje é só. Te encontro em meu próximo post!





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Sonia
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Chega de Enrolar (Parte 8) - Passos 9, 10, 11 e 12

Oi pessoal!

Vamos continuar a conversar sobre as estratégias para acabar com o hábito de deixar as coisas para depois.
Já vimos 8 passos importante, hoje vamos conversar sobre alguns outros passos importantes.
Um deles é o de se premiar! Isto mesmo, se você chegou até aqui, você merece ganhar um presente!!!!

Passo 9: “Premie-se”

O ser humano adora ganhar presentes!
Adora ser premiado por algo que fez. Dá a sensação de dever cumprido! De ter feito um bom trabalho!
Isto anima e muito o nosso dia a dia, então Premie-se!
Você já definiu suas prioridades e relacionou suas tarefas em uma lista diária.
Então estabeleça prêmios para etapas cumpridas. Comemore! Nem que seja um jantar especial, uma comprinha qualquer ou mesmo ter mais tempo para ficar na cama!!!
Passo 10: “Repita: É só começar”

O mais difícil em uma tarefa é a primeira parte  -  a de começar!
Depois que a tarefa é iniciada a gente percebe que nem foi tão ruim assim e nem que ela era tão repulsiva como pensávamos.
Então não tenha medo, dê o primeiro passo para começar sua nova vida.

Passos 11 : “Faça uma coisa por vez”
Algumas pessoas tem uma grande habilidade de fazer mais de uma coisa por vez.
Se você não tem este dom, então esqueça!
Se programe para fazer uma tarefa por vez e faça da melhor forma possível para resolvê-la de vez. A pior coisa é ter que refazer alguma coisa quando se tem uma agenda tão apertada e tantas coisas pendentes! 

Passos 12:  “Livre-se do vício do email”
Um dos piores vícios dos novos tempo é ficar on line todo o tempo.
Aposto que você deve ficar olhando sua caixa de entrada de emails ou mensagens direto.
Não faça isto!
Se programe para ver seus emails a cada duas horas. Acredite, isto é suficiente para você se atualizar sem deixar sua agenda prejudicada.
Lembre-se – se for urgente, alguém vai te ligar, se não, as novas tarefas serão atendidas conforme ordem de chegada!

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Chega de Enrolar (Parte 7) - Passos 5, 6, 7 e 8

Continuando...

Agora é a hora de começar a por em prática toda esta organização teórica.
Afinal você já definiu suas prioridades e classificou suas obrigações (Passos 1 e 2), já estabeleceu prazos e pensou em etapas (Passos 3 e 4).
Já tem uma lista do que precisa fazer e até quando, mas e aí?

Passo 5 : “Faça uma lista diária”
É isto mesmo. Uma lista diária.
Planeje como você vai usar o seu dia relacionando suas tarefas, responsabilidades e obrigações de acordo com a importância de cada uma.

Passo 6 : “Seja realista”
Seja realista ao fazer sua lista diária, não adianta colocar nela mais coisas que você realmente será capaz de fazer.
Se fizer isto só terá dois resultados – trabalho acumulando e muita frustração!

E daí será um pulinho para você desistir de tudo e voltar à sua antiga rotina. Não permita e nem se boicote.
Analise com cuidado e agende o que você pode realmente fazer em cada dia a contar de agora! Também não deixe que sua amiga habitual, a preguiça ou o pessimismo, domine seus pensamentos, afinal de contas, tudo o que está fazendo é exatamente para vencer estes “ladrões” de tempo e autoestima!!!

Passo 7 : “Antecipe Urgências”
Importante – urgências podem e vão aparecer.
Não há como evitar, então deixe um pequeno tempo livre na sua agenda diária, tipo 30% para cuidar destes problemas. Se não os resolver completamente, já os relacione em sua lista de pendências e agende conforme aprendeu até aqui.

Passo 8 : “Não confie na Memória”
Em algum momento você poderá correr o risco de esquecer alguma etapa importante ou tarefa a ser cumprida, então não confie na memória. Anote em uma agenda (como o meu exemplo que publiquei neste post), em seu computador ou no celular.

O importante é que ele esteja sempre à mão, fácil de pesquisar e atualizar.
Por hoje é só. Te encontro em meu próximo post!



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Chega de Enrolar (Parte 6) - 20 passos para ser mais produtivo e eficiente

Olá
 

No post anterior escrevi sobre a necessidade de (Passo 01) definir prioridades e (Passo 02) Manter o foco, classificando suas obrigações conforme sua importância e urgência.

Detalhar cada tarefa ou prioridade é a parte mais difícil, mas é imprescindível que você gaste o tempo que for necessário para levantar estas informações, pois são elas que servirão como base para todo o seu trabalho de reorganização!
Então se ficou com alguma dúvida, refaça os passos 1 e 2!

Mas também lembre-se que isto é algo mutante, que sempre haverá atualizações e incremento de novas atividades e responsabilidades, daí a importância de não se perder o foco.

Se no meio deste seu trabalho de reorganização de sua vida profissional aparecer algo novo, já o inclua classificando conforme tem aprendido.

Então vamos aos próximos passos:

Passos 3 e 4: “Estabeleça Prazos” e “Pense em etapas”

Ao relacionar suas tarefas e classificar, não esqueça de estabelecer os prazos de conclusão de cada etapa.

(Veja post sobre minha experiência pessoal para te inspirar) – criar link posts 3 e 4

Neste primeiro momento os prazos serão curtos, pois provavelmente você estará atrasada em muitas tarefas e precisará ser rápida para colocar as coisas em um andamento mais confortável.

Mas não desista!

Com calma, mesmo que apertado, defina prazos e uma dica preciosa é a de dividir suas tarefas em outras menores e mais rápidas de serem cumpridas.

Quer um exemplo? Imagine que tem um trabalho a ser entregue e precisa ainda de várias informações. Hoje é dia 01 e tem 10 dias para entregar. Para fazer tal trabalho você tem 70% das informações e precisa obter as informações faltantes com terceiros. Para fazer este trabalho você levaria 5 dias apenas focada nele, mas você tem outras coisas a fazer em paralelo também. E ainda depois de estar com todas as informações você precisará padronizar as informações, fazer uma apresentação por escrito com gráficos, imprimir e ainda se preparar para apresentar para seu chefe!

Organizando:

Você recebeu a responsabilidade de “Fazer o Trabalho” e tem “10 dias. Se organize. Detalhe o que precisa fazer e quem pode te ajudar. Pense em etapas – pegar as informações que você já tem, pesquisar quem poderá te dar as informações que você precisa e defina os prazos: dos 10 dias, 6 usarei para levantar todas as informações e conferir se estão corretas, 2 dia padronizarei as informações, criarei os gráficos e a apresentação final. No nono dia revisarei tudo e imprimirei os documentos deixando um dia para qualquer eventualidade e correção.

Como você depende de terceiro, muito importante entrar em contato com eles com rapidez para eles já prepararem estas informações, definindo um prazo para te enviarem, lembrando que você tem 6 dias para finalizar o levantamento de informações e que estas pessoas também tem suas prioridades!.

Parece trabalhoso demais, mas é uma estratégia preciosa para definitivamente organizar seu modo de trabalhar e pensar.

Por hoje é só!  Até mais!




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Chega de Enrolar (Parte 5) - 20 passos para ser mais produtiva e eficiente

Nos posts anteriores detalhei como organizei minha vida profissional, agora vou transcrever as “20 estratégias para se vencer a inércia, realizar mais e ser mais feliz” recomendadas pela revista.


Esta lista nada mais é o que já publiquei aqui falando de minha experiência, mas de um jeito mais metódico.

Então vamos a elas:


Passos 1 e 2: “Defina prioridades” e “Mantenha o foco”

Você tem muita coisa pendente e está perdido. É a hora de definir qual é seu objetivo – o seu projeto pessoal - e quais são suas responsabilidades.

Entender quais são as suas atividades e suas metas é que vai nortear toda a sua organização.

Se você trabalha em uma empresa deve saber exatamente qual é a sua função (nem que para isto tenha que conversar francamente com seu chefe – o que pode ser uma grande idéia, pois demonstrará que você conhece suas limitações e está tomando uma atitude para resolver).

Atenção - Não assuma tarefas que não são de sua responsabilidade! Você pode ajudar, mas depois de colocar suas coisas em ordem! Sempre mantenha em foco que a prioridade são as suas coisas, os seus objetivos e os seus compromissos.

Se você trabalha por conta, vale a mesma coisa.

Principalmente que você pode ter do seu lado algum procrastinador folgado que poderá se utilizar de sua boa vontade e deixar tudo em suas costas...

Lembre-se de analisar também o que pode ser delegado a outros.

O importante é entender qual é seu objetivo e suas tarefas e relacionar tudo em uma lista.
Depois que colocou no papel tudo o que tem que fazer (recomendo que faça isto sozinho por enquanto) precisa agora classificar em tarefas importantes, urgentes e circunstanciais.

Mas como classificar?

As Tarefas Importantes são aquelas que lhe farão atingir seus objetivos. São as que precisam ser feitas, pois fazem parte de sua responsabilidade (ou de seu sonho).

As Tarefas Urgentes são aquelas cujos prazos já se esgotaram e você não pode adiar mais, de jeito nenhum!

Já as Tarefas Circunstanciais são aquelas que não tem ligação com seu projeto, não faz parte de suas responsabilidades e você deve evitar (ou delegar para alguém).

Classificando desta forma poderá agora definir quais deve fazer primeiro.

Ufa! Muita coisa para fazer até agora. No próximo post escreverei sobre Passos 3 e 4: “Estabeleça Prazos” e “Pense em etapas”
Aguarde!!!




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Chega de Enrolar (Parte 4) - Dicas de Organização (aprenda a otimizar seu dia e ser mais produtiva)

Olá!

Hoje vamos continuar a minha série de dicas de como otimizar seu dia e ser mais produtiva.


No meu último post detalhei as primeiras coisas que fiz para começar a me organizar:
  1. Me comprometi com a situação;
  2. Relacionei todas as minhas tarefas.
  3. Classifiquei cada tarefa conforme a urgência e grau de dificuldade.
  4. Escrevi cada tarefa em uma agenda.
Ou seja, a fase da organização estava concluída. Mas e daí? Como fazer com que esta organização teórica se transformasse em algo prático e que realmente funcionasse?
Bom, uma dica preciosa que dou, pois deu muito certo para mim foi a de comprar uma pasta organizadora. Aquelas de plástico com 31 divisórias. Uma divisória para cada dia.
Assim eu guardava os documentos de cada tarefa nos dias definidos na agenda. Isto ajuda ainda mais sua organização mental e principalmente a sua mesa! Pode apostar! 

Dá para perceber que a organização é a parte mais difícil e exige compromisso!

E uma grande dose de persistência.
Em um primeiro momento você achará que é perda de tempo. Mas seja firme e confie que é uma etapa necessária.
Afinal se como você fazia antes não dava certo então adote uma postura diferente.
Fazendo a mesma coisa, sempre terá os mesmos resultados, e convenhamos, se você é um procrastinador saberá que os resultados são péssimos!
A quinta etapa é pôr sua agenda em prática! Faça o que está lá descrito no primeiro dia. Se algo foi resolvido, risque a tarefa!
Se para resolver uma tarefa você precisa fazer outras coisas, como por exemplo para fazer um relatório você precisa que tal departamento te envie alguma informação, então ligue e peça a informação e dê um prazo para eles te responderem cuidando para que este prazo atenda a sua necessidade (lembre-se que você também tem prazos a cumprir e já definiu em sua agenda).
Então vá na sua agenda e transfira esta tarefa para o dia do prazo combinado e assim vá fazendo cada tarefa e suas etapas nunca esquecendo de atualizar sua agenda (e se tiver a pasta com as divisórias, atualize também – tudo tem que estar organizado afinal você não vai querer se perder novamente).

Ao fazer isto você terá uma visão real e geral de tudo o que tem sob sua responsabilidade.

Mentalmente saberá que se organizou e que está providenciando tudo e ficará mais tranqüilo.

Antes de fazer isto até nas minhas horas de folga eu estava preocupada - sempre pensando se tinha esquecido algo ou se ia dar tempo! Mas nesta nova situação eu tinha plena ciência como estava cada fase e portanto, ficava mais tranqüila. Posso garantir que a sensação é muito boa.

Mas lembre-se: o importante é seguir sua agenda, adaptá-la e atualizá-la conforme as circunstâncias e diariamente!

No próximo post começarei a transcrever os 20 passos fornecidos pela revista para “acabar com o hábito de enrolar e ganhar mais tempo para aproveitar a vida” bem como minhas dicas pessoais e experiências vividas. Perceberá que  a lista nada mais é o que acabei de escrever, mas de um jeito mais metódico.

Até o próximo post!!!
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Chega de Enrolar (Parte 3) - Dicas de Organização (aprenda a otimizar seu dia e ser mais produtiva)

Oi, pessoal!

No meu últimopost comentei que comecei a ter problemas de saúde ao acumular várias funções, além de querer mostrar que era capaz de lidar com tudo e ainda querendo ser perfeccionista...

Sabia que precisava tomar uma atitude real pois estava me prejudicando não só pessoalmente como profissionalmente.

Primeiro, respirei fundo e me comprometi a mudar a situação.

Segundo, relacionei tudo, mas tudo o que eu tinha que fazer, desde uma simples ligação até o relatório da diretoria. Tudo!

Terceiro, classifiquei cada tarefa conforme a urgência e grau de dificuldade. O que era mais importante, ligar para o fornecedor ou fazer o relatório? O relatório era mais importante, mas também o mais trabalhoso. Ligar era menos importante, mas resolveria em 10 minutos e assim por diante.

Quarto, peguei uma agenda. Eu escolhia aquelas agendas semanais, pois eu deixava a agenda aberta em cima de minha mesa e via a semana toda. Mais tarde eu fiquei tão habituada a isto que usava a agenda do computador. Na agenda comecei a escrever cada tarefa que precisava ser feita, mas como separar nos dias da semana? Entrava aí a análise das prioridades e grau de dificuldade. Nos primeiros dias foi muito difícil esta definição, pois muita coisa estava atrasada, mas tive que fazer uma primeira classificação.


Lembrem que eu disse que era perfeccionista e centralizadora? Então tive que analisar se realmente determinada tarefa devia ser feita por mim ou se podia delegar. Ensinar esta pessoa também levaria tempo, então também tinha que estar relacionada na minha lista enooorme!

A fase da organização estava concluída – a de relacionar as tarefas, definir prioridades e grau de dificuldade e prazos e colocar tudo isto na agenda.

Mas e daí, como fazer com que esta organização teórica se transformasse em algo prático e que realmente funcionasse?

Então aguarde meu próximo post que explicarei as outras etapas desta minha saga (e sugestão para você aplicar em seu dia-a-dia).

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Chega de Enrolar Parte 2 - Dicas de Organização (aprenda a otimizar seu dia e ser mais produtiva)

Em meu último post deixei as seguintes perguntas:

Você deixa tudo para depois? Em que situações isto ocorre? E em quais áreas de sua vida? Pense! Qual foi a última vez que você fez algo quando deveria ter feito? Será que você é um procrastinador e em que nível?

Mas a boa notícia, será que podemos dizer assim, não está sozinho nesta.

Adiar coisas chatas e que exigem esforço é básico em todo o ser humano. Mesmo que isto os prejudique.

Segundo a revista, a maneira como percebemos o tempo é um grande fator para os adiamentos. Sempre achamos que o prazo está longe e que dá tempo para fazer amanhã ou na próxima semana. E que se não estamos com vontade agora, teremos vontade mais tarde e faremos tudo mais fácil... o que e uma grande mentira. Uma enganação para nós mesmos. Se falta ânimo agora, imagine mais tarde, com os prazos se esgotando...



Encontrar estratégias que driblem este hábito é primordial. O mais importante é começar, dar o primeiro passo e perceber que é melhor fazer o que tem que ser feito o mais rápido possível, tirando do caminho e sobrando tempo para fazer as coisas mais agradáveis. Mas deve-se fazer bem feito, para evitar retrabalhos futuros.

Mas como achar ânimo para fazer aquele relatório chato, visitar aquela tia que fala pelos cotovelos, ligar para resolver aquele problema, estudar para aquela prova? Pense que se a obrigação é sua, ninguém poderá fazer por você e procrastinar só piora tudo. Não há lado bom.

Comece se organizando. Faça uma relação de tudo o que precisa ser feito, classificando conforme urgência.

Nesta etapa da leitura, fiquei muito feliz, pois a matéria descreveu o que eu já faço mesmo sem saber que o que faço é uma técnica que tem até nome técnico: GTD (Getting things done – pode ser traduzido como deixando as coisas prontas).

Quando trabalhava em uma grande multinacional, assumi várias responsabilidades que estavam me deixando em pânico. Sabia que era capaz de fazer tudo, porém a quantidade de coisas a fazer (e a dependência em receber retornos de terceiros) não permitia a conclusão de quase nada. Todo o dia eu saia com a sensação de ter trabalhado como uma louca o dia todo e não ter feito nada. Era frustrante!

Sempre fui uma pessoa organizada e a bagunça que tinha virado minha vida (e até minha mesa) estava me deixando mal humorada, estressada e totalmente sem paciência. Somando a tudo isto o fato de eu ser uma pessoa perfeccionista e centralizadora... dá para imaginar a situação.

Comecei a ter problemas de saúde e resolvi fazer algo a respeito. E o que fiz foi exatamente o que a revista comentou.

Quer saber o que fiz? Então aguarde meu próximo post!

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